Die kurze Antwort zuerst, damit niemand bis zum Schluss lesen muss: Eine vollwertige Branchenlösung für den Handwerksbetrieb zum kostenlosen Download ist uns nicht bekannt. Was es gibt, sind vier Wege, auf denen Software zunächst nichts kostet — und jeder davon hat einen Preis, der nur nicht in Euro auf der Rechnung steht.
Das ist keine Absage an Gratis. Für einen Betrieb ohne Angestellte, mit einer Handvoll Rechnungen im Monat und ohne Schnittstellen zum Steuerberater ist ein kostenloses Werkzeug oft die vernünftigste Entscheidung, die es gibt. Dieser Beitrag sagt, welche Wege das sind, was sie tragen, wo sie aufhören — und woran Sie merken, dass der Punkt erreicht ist.
Die vier Formen von “kostenlos”
Wenn wir Angebote im Markt ansehen, begegnen uns immer wieder dieselben vier Formen. Sie unterscheiden sich nicht im Preis — der ist bei allen null —, sondern darin, wann und wodurch er steigt.
| Form | Woran Sie sie erkennen | Was daran endlich ist |
|---|---|---|
| Testversion | Volle Funktion, aber eine Frist — 14 oder 30 Tage | Die Zeit. Klären Sie vor dem Erfassen, was am Ende der Frist mit Ihren Daten passiert |
| Free-Tarif | Dauerhaft kostenlos, aber gedeckelt — Nutzerzahl, Belegzahl, Funktionsumfang | Die Deckel. Sie stoßen an den ersten, sobald der Betrieb wächst |
| Werbe- oder datenfinanziert | Kostet dauerhaft nichts, ohne erkennbaren Deckel | Nichts ist geschenkt: Wenn ein Werkzeug dauerhaft nichts kostet, lohnt die Frage, womit es finanziert wird |
| Echte Open Source | Quelloffen, Lizenz kostenlos, Download frei | Die Lizenz ist kostenlos, der Betrieb nicht — Einrichtung, Updates, Sicherung und Wiederherstellung macht jemand |
Die vierte Form wird am häufigsten unterschätzt, deshalb weiter unten ein eigener Abschnitt dazu.
Würden Sie umsonst arbeiten?
Ein Angebot schreiben Sie nicht umsonst. Die Anfahrt zur Besichtigung fahren Sie nicht umsonst, und den zweiten Termin, weil das Material nicht geliefert wurde, auch nicht — irgendwo steht das in Ihrer Rechnung, selbst wenn keine eigene Zeile dafür da ist. Kein Handwerksbetrieb arbeitet dauerhaft für null, und niemand erwartet das von Ihnen.
Bei Software wird dieselbe Frage selten gestellt. Sie muss entwickelt, gepflegt, betrieben und beantwortet werden, wenn etwas klemmt — das kostet jemanden Zeit, jeden Monat. Wenn Sie dafür nichts bezahlen, lohnt die Frage, wer es sonst tut und womit: über Werbung, über die Auswertung Ihrer Daten, über den Tarif, in den Sie später wechseln sollen, oder über Geldgeber, die irgendwann eine Rendite sehen wollen. Auf der Startseite steht die Antwort selten. Fragen Sie schriftlich nach, und sehen Sie nach, was Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung des Anbieters zur Verarbeitung Ihrer Daten sagen. Wer die Auswertung von Betriebsdaten ausschließen will, findet die Antwort dort und nicht im Preisvergleich.
Das ist kein Vorwurf an Gratis-Angebote. Es ist die eine Frage, die den Unterschied zwischen den vier Formen oben ausmacht — und manchmal lautet die ehrliche Antwort: Sie bezahlen selbst, in Stunden.
Sechs Fragen, bevor Sie einen Gratis-Tarif einrichten
Der teure Moment kommt selten beim Einrichten. Er kommt Monate später, wenn Daten drin sind und ein Detail fehlt. Diese sechs Fragen beantworten Anbieter in der Regel bereitwillig, wenn man sie stellt — und fast nie von allein. Stellen Sie sie schriftlich, bevor Sie anfangen zu erfassen.
- Wie viele Personen dürfen mitarbeiten? Der erste Deckel ist meist der zweite Zugang — und der kommt schneller, als man plant.
- Gibt es eine Grenze für Belege, Aufträge oder Kunden? Und was passiert, wenn sie erreicht ist: sperren, drosseln, oder still in einen bezahlten Tarif wechseln?
- Was kann das Werkzeug bei E-Rechnungen — senden, empfangen, ablegen? Beim Vergleich denken alle ans Senden; das Empfangen und Aufbewahren wird regelmäßig übersehen. Welche Formate wann eine Rolle spielen, steht im Beitrag E-Rechnung für Kleinbetriebe.
- Was geht raus zum Steuerberater — und in welchem Format? Ein Export, den der Steuerberater nicht einlesen kann, ist kein Export.
- Bekomme ich meine Daten vollständig wieder heraus, wenn ich gehe? Nicht nur Kunden und Rechnungen, sondern auch Anhänge, Fotos und Historie. Lassen Sie sich das Format nennen.
- Was kostet der Tarif darüber — und was passiert mit dem Preis danach? Die schriftliche Antwort auf diese Frage ist die wichtigste des ganzen Gesprächs.
Punkt fünf ist der, den Betriebe am bittersten lernen. In öffentlichen Bewertungen von Abo-Anbietern ist der Wechsel eines der häufigsten Themen — nicht der Preis am Anfang, sondern die Frage, wie man wieder herauskommt, und die Preiserhöhung, die kommt, wenn man es nicht mehr leicht kann.
Freeware und Open Source für Handwerker
Hier wird es konkret und ehrlich zugleich. Es gibt quelloffene Programme für einzelne Aufgaben eines Betriebs — Rechnungsstellung, Zeiterfassung, allgemeine Business-Software als Baukasten. Was es nach unserem Kenntnisstand nicht gibt, ist ein quelloffenes System, das den Alltag eines deutschen Handwerksbetriebs abbildet: Aufmaß, Kalkulation, Angebot, Abschlagsrechnung, GAEB, Datanorm und DATEV in einem Fluss.
Der eigentliche Punkt bei Open Source ist aber ein anderer, und er gilt unabhängig davon, welches Projekt Sie wählen: Kostenlos ist die Lizenz, nicht der Betrieb. Jemand muss das Programm installieren, aktuell halten, sichern und im Ernstfall wiederherstellen. Wenn dieser Jemand Sie selbst sind und Sie das gern machen — gut, dann ist das ein ehrlicher und tragfähiger Weg. Wenn dieser Jemand ein IT-Dienstleister auf Stundenbasis ist, rechnen Sie die Stunden mit. Und wenn es niemanden gibt, dann läuft das System, bis es zum ersten Mal nicht mehr läuft.
Eine dritte Variante ist in den letzten zwei Jahren dazugekommen: die Software selbst bauen, mit KI-Werkzeugen, ohne programmieren zu können. Das ist verlockend und für einen Prototyp auch erstaunlich weit tragfähig. Was dabei mit Datenschutz, Datensicherung und Wartung passiert, haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschrieben: Eine App selbst bauen mit KI.
Der Preis, der nicht in Euro dasteht
Die verbreitetste kostenlose Handwerkersoftware ist keine Software, sondern die Tabellenkalkulation, die schon auf dem Rechner liegt. Sie kostet nichts, sie kann alles, und sie ist der Grund, warum viele Betriebe abends noch im Büro sitzen.
Rechnen Sie es einmal für sich aus, mit Ihren eigenen Zahlen:
Stunden pro Woche, die für Abtippen, doppeltes Erfassen und Suchen draufgehen × Ihr kalkulatorischer Stundensatz × 52 Wochen
Was dabei herauskommt, ist Ihre Zahl, nicht unsere — und sie ist der ehrlichste Vergleichsmaßstab, den es in dieser Frage gibt. Denn diese Stunden fallen an, ob die Software etwas kostet oder nicht. Sie stehen nur auf keiner Rechnung.
Dazu kommt ein zweiter Posten, der noch schwerer zu sehen ist: das Angebot, das nicht rausging, weil der Abend zu spät wurde. Der Kunde, der zwischenzeitlich woanders unterschrieben hat. Diese Zahl kennt niemand, aber jeder Betrieb kennt den Fall.
Wann kostenlos genau richtig ist
Ohne Einschränkung, und das ist ernst gemeint: Wenn Sie allein arbeiten, wenige Rechnungen im Monat schreiben, keine Mitarbeitenden führen, keine Schnittstelle zum Steuerberater brauchen und keine Ausschreibungen bearbeiten — dann brauchen Sie kein Betriebssystem für den Betrieb. Dann brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, und dafür reicht ein Gratis-Tarif oder ein sehr günstiges Werkzeug vollkommen aus.
Software zu kaufen, die zehnmal mehr kann als das, was Sie tun, ist keine Investition. Es ist Aufwand, den Sie sich zusätzlich ins Haus holen.
Wann es kippt
Es gibt vier Momente, an denen Betriebe erfahrungsgemäß feststellen, dass der Gratis-Weg zu Ende ist. Keiner davon kündigt sich lange vorher an.
- Der zweite Zugang. Sobald jemand mitarbeiten soll — im Büro oder auf der Baustelle —, wird aus einer Datei ein Abstimmungsproblem. Ab hier zahlen Sie bei den meisten Anbietern pro Kopf.
- Die erste E-Rechnungs-Anforderung. Ein Auftraggeber verlangt XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, und dieser Unterschied ist nicht verhandelbar.
- Die erste Betriebsprüfung. Jetzt zählt nicht, ob die Zahlen stimmen, sondern ob nachvollziehbar ist, wie sie zustande kamen und dass nachträglich nichts spurlos geändert wurde. Was eine Software dabei leisten kann, ist eine nachvollziehbare Arbeitsweise — Belegkette, Historie am Vorgang, Export für den Steuerberater. Ob Ihre Ablage den Anforderungen genügt, hängt zusätzlich von Ihrer Organisation, Ihrer Konfiguration und Ihrer Verfahrensdokumentation ab; diese Frage entscheidet Ihr Steuerberater und nicht ein Softwarehersteller.
- Das Angebot, das niemand wiederfindet. Der Kunde ruft an und fragt nach dem Preis von vor sechs Wochen. Wenn die Antwort eine halbe Stunde Suchen kostet, ist der Punkt überschritten.
Was davon im eigenen Gewerk zuerst greift, ist verschieden: beim Maler das Aufmaß, beim Tischler die Kalkulation des Einzelstücks, im SHK der Wartungsvertrag mit wiederkehrenden Terminen, beim Elektriker die Prüforganisation, beim Dachdecker die Fläche mit Neigung und Zuschlag. Was in diesen Abläufen jeweils zusammengehört, steht auf den Seiten Malerprogramm, Tischler-Software, SHK-Software, Software für Elektriker und Dachdecker-Software. Für vier dieser Abläufe gibt es eine eigene Seite: Aufmaß Software für Maler, Kalkulationssoftware für SHK-Betriebe, Wartungsvertrag-Software für SHK-Betriebe und Prüftermine verwalten im Elektrobetrieb.
Kostenlos ist nicht die Software — kostenlos ist der Test
An dieser Stelle gehört unsere eigene Position hin, damit sie niemand suchen muss: Bei uns ist das Testen kostenlos, nicht die Software. Wir verkaufen keine Gratis-Version und keinen Free-Tarif, aus einem einfachen Grund — beides muss sich irgendwo refinanzieren, und wir wollen nicht, dass es sich über Ihre Nutzerzahl refinanziert.
krafteq Handwerk arbeitet so, wie man es von einem Online-Programm erwartet: im Browser, auf dem Handy auf der Baustelle, ohne dass bei Ihnen jemand einen Server pflegen muss. Nur mieten Sie sie deshalb nicht — die Lizenz kaufen Sie einmal, und für den Betrieb zahlen Sie nur so lange, wie Sie ihn abgeben wollen. Es ist Standardsoftware, kein Projekt, das erst für Sie gebaut wird, und sie lässt sich trotzdem auf Ihren Betrieb zuschneiden.
Der Unterschied zum Abo liegt nicht im Testen, sondern in dem, was danach kommt. Sie kaufen ein unbefristetes Nutzungsrecht statt weiter zu mieten, abgerechnet wird pro Betrieb und nicht pro Kopf — der zweite und der zwölfte Zugang kosten also nichts extra. Sie bekommen eine eigene Installation mit eigener Datenbank statt eines geteilten Systems, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server oder vollständig ohne Internetanbindung. Und die Formate, an denen Gratis-Werkzeuge meist enden, sind eingebaut: XRechnung und ZUGFeRD, DATEV-Export als CSV und Belegpaket, GAEB für Ausschreibungen, Datanorm für Lieferantenpreise — im Standard, den wir gerade einführen. Wie das Modell rechnet, steht auf Handwerkersoftware kaufen und unter Preise.
Ein Punkt daran wird beim Vergleich mit Gratis-Angeboten regelmäßig überlesen, weil es ihn beim Abo gar nicht gibt.
Lizenz und Betrieb sind getrennt. Die Software kaufen Sie einmal. Wo sie läuft, entscheiden Sie danach: den Server-Betrieb können Sie als jährliche Leistung bei uns lassen (krafteq Cloud), selbst übernehmen — auf Ihrem Server oder bei Ihrem IT-Dienstleister — oder die Installation ganz ohne Internetanbindung im eigenen Netz fahren. Das ist der Unterschied zur Monatsmiete: Sie bezahlen den Betrieb, wenn Sie ihn abgeben wollen, und nicht das Recht, Ihre eigenen Daten zu öffnen.
Fazit
“Kostenlos” ist im Handwerk keine Eigenschaft der Software, sondern eine Phase. Bei der Testversion endet sie nach einer Frist, beim Free-Tarif am ersten Deckel, bei Open Source an dem Tag, an dem jemand das Update einspielen muss. Solange Ihr Betrieb in die Phase passt, ist Gratis die richtige Wahl, und niemand sollte Ihnen etwas anderes verkaufen.
Wenn Sie merken, dass Sie nicht mehr hineinpassen, ist die entscheidende Frage nicht mehr, was die Software kostet — sondern ob die Gebühr wächst, wenn Ihr Betrieb wächst, und ob Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Antworten Sie sich diese zwei Fragen schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Bei jedem Anbieter, uns eingeschlossen.