„Ab €49 pro Monat” — so beginnt das Preis-Marketing der meisten Handwerkersoftware-Anbieter. Klingt klein. Ist es auch, im Vergleich zu €49 für ein Abendessen oder eine Zeitschriften-Abo. Aber die Frage, die jeder Handwerksbetrieb sich vor einer Software-Entscheidung stellen sollte, lautet nicht: Was kostet das pro Monat? — sondern: Was kostet das, bis ich es absetze? Und absetzen tun die wenigsten ihre Software in den ersten fünf Jahren.
In diesem Beitrag rechnen wir die echten 5-Jahres-Gesamtkosten für einen typischen Handwerksbetrieb mit unter 10 Mitarbeitenden. Drei Anbieter (plancraft, ToolTime, HERO), eine krafteq-Eigenentwicklung — alle mit den Add-ons, die Sie im Alltag tatsächlich brauchen. Ohne Schönrechnen, ohne Marketing-Tricks.
Warum die Monatszahl irreführt
Die meisten Software-Anbieter zeigen einen niedrigen Einstiegspreis — die „Basis-Lizenz” — der für sich genommen wenig kann. Auftragsverwaltung, ja. E-Rechnung? Add-on. Mobile App für Mitarbeiter? Add-on. DATEV-Anbindung? Add-on. Foto-Doku der Baustelle? Add-on. Wartungsverträge? Add-on. Pro-Nutzer-Lizenz? Wahrscheinlich auch Add-on.
Wer die Add-ons zusammenrechnet, die ein Handwerksbetrieb realistisch braucht, landet schnell bei einer ganz anderen Zahl als dem €49 aus der Werbung. Hier eine konservative Schätzung der Add-on-Kosten quer durch die drei großen Anbieter (Stand 2026, monatliche Beträge):
| Add-on | Typische Kosten/Monat |
|---|---|
| Basis-Lizenz (1 Hauptnutzer) | €49–69 |
| Pro zusätzlichem Mitarbeiter | €15–30 |
| Mobile App / Zeiterfassung mobil | €15–25 |
| DATEV- oder Lexoffice-Schnittstelle | €15–30 |
| E-Rechnung XRechnung/ZUGFeRD | €15–25 |
| Wartungsverträge / Anlagenakte | €15–25 |
| Foto-Doku / Baustellen-Dokumentation | €10–20 |
| GAEB / DATANORM (für SHK / Elektro) | €10–25 |
Für einen Betrieb mit 5 Mitarbeitern, der die wichtigsten Add-ons nutzt, kommen so realistisch €150 bis €300 pro Monat zusammen — abhängig vom Anbieter und vom Add-on-Mix. Über fünf Jahre sind das €9.000 bis €18.000.
Das ist nicht „aus der Luft gegriffen”. Das ist die Marketing-Zielgruppen-Annahme von krafteq, hinterlegt in unserem internen Pricing-Dokument: Betrieb unter 10 Mitarbeitern, mit den Add-ons, die der Alltag verlangt. Bei 10+ Mitarbeitern wird’s deutlich teurer (€250–500/Monat, €15.000–30.000 über 5 Jahre).
Die vier Kostenquellen, die jeder vergisst
Bei den €9.000–18.000 oben sind nur die direkten Software-Kosten enthalten. In der Realität kommen weitere Posten dazu, die vor der Vertragsunterschrift selten transparent gemacht werden:
1. Setup und Datenmigration
Datenmigration aus Ihrer alten Software in den neuen Anbieter ist nie kostenlos. Bei den großen Abo-Anbietern wird sie meist über externe Berater oder das Onboarding-Team abgewickelt — typische Kosten: €500 bis €2.000 einmalig, je nach Datenmenge und Komplexität. Manche Anbieter werben mit „kostenloser Migration”, verlangen dann aber Schulungspakete.
2. Schulung und Einarbeitung
Für jeden Mitarbeiter, der die Software produktiv nutzen soll, kalkulieren Sie 2 bis 6 Stunden Schulung plus Einarbeitungsphase. Bei einem Stundensatz von €40 brutto kommen für ein 5-Mann-Team schnell €600 bis €1.500 zusammen — als Opportunitätskosten, weil die Mitarbeiter in dieser Zeit nicht produktiv sind.
3. Tarif-Erhöhungen
Software-Anbieter erhöhen Tarife. Das ist normal und legitim — aber selten wird es im Marketing erwähnt. Erfahrungswerte aus dem Handwerker-Software-Markt: 5 bis 8 Prozent Erhöhung jedes zweite Jahr ist eine realistische Annahme. Über 5 Jahre summiert sich das auf 10 bis 20 Prozent Mehrkosten gegenüber dem Einstiegstarif. In der Marketing-Rechnung von „€49/Monat × 60 Monate” ist das nicht berücksichtigt.
4. Migration raus aus der Software
Falls Sie die Software in den fünf Jahren wechseln wollen oder müssen — der Anbieter wird übernommen, der Tarif explodiert, das Feature kommt nicht — fallen erneut Migrations- und Schulungskosten an. Häufig ist das die teuerste Position, weil es Ihren Betrieb operativ ausbremst.
Diese vier Posten zusammen können die rechnerischen 5-Jahres-Kosten um weitere €2.000 bis €5.000 erhöhen. In Summe landen Sie damit für Abo-Software bei €11.000 bis €23.000 über 5 Jahre — und das ist konservativ gerechnet.
Die krafteq-Rechnung — ehrlich
Bei krafteq ist die Rechnung deutlich einfacher, weil weniger Posten anfallen. So sieht sie aus:
| Kostenposition | Modell |
|---|---|
| Erste Version (einmalig) | Festpreis nach Scope — verbindlich nach dem kostenlosen Prototyp |
| krafteq Cloud Server-Betrieb Jahr 1 | im Festpreis enthalten |
| krafteq Cloud Server-Betrieb Jahr 2–5 | optionale jährliche Subscription pro Software |
| 5-Jahres-Gesamtkosten | mehrere Tausend Euro über 5 Jahre — deutlich unter Abo-Software-Niveau, mindestens €6.000 Ersparnis |
Was darin enthalten ist:
- Vollständige eigene Software auf Ihre Abläufe zugeschnitten
- Source Code in Ihrem Repository ab Sprint 1
- krafteq Cloud Server-Betrieb mit Sicherheits-Updates, täglichen Backups, Monitoring, DSGVO-konformer Auftragsverarbeitung mit AVV
- Standard-Bausteine wie XRechnung/ZUGFeRD, DATEV-Export, GAEB/DATANORM (sofern für Ihren Betrieb relevant)
- Customer Portal für Status, Dokumente, Tickets, Releases
- IAM mit MFA, Rollen, Mandanten-Trennung, lückenloser Nachvollziehbarkeit
Was nicht enthalten ist und im Marketing trotzdem oft mitschwingt — wir sagen es ehrlich:
- Weiterentwicklung über die vereinbarte erste Version hinaus. Der Festpreis deckt genau die erste Version (Version 1) ab, die wir mit Ihnen besprechen — er steht nicht für ein Jahr laufende Entwicklung. (Das „erste Jahr” bezieht sich allein auf den krafteq Cloud Server-Betrieb, den wir nach dem Bau für 12 Monate kostenlos dazugeben.) Wenn Sie später neue Funktionen brauchen, kostet das extra. Die Optionen: kleines Add-on als Festpreis-Paket, oder Sprint-basierte Weiterentwicklung — Konditionen jeweils nach Erstgespräch. Selbst mit moderatem Weiterentwicklungs-Budget bleiben Sie über 5 Jahre deutlich unter typischer Abo-Software.
- Selbst-Hosting statt krafteq Cloud. Wenn Sie auf Ihrem eigenen Server hosten, sparen Sie die krafteq-Cloud-Subscription — zahlen aber bei Ihrem IT-Dienstleister für Wartung, Updates und Backups. Selten günstiger, aber rechtlich gleichberechtigt möglich.
- Schulung. Bei einer maßgeschneiderten Software, die Ihre realen Abläufe spiegelt, ist Schulung typischerweise schneller — die Software fühlt sich vom ersten Tag an „passend” an. Trotzdem kalkulieren Sie 1 bis 2 Stunden pro Mitarbeiter.
Direkter Vergleich
Hier die zwei Modelle nebeneinander, beide für einen Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern, mit den typischen Add-ons:
| Posten | Abo-Software | krafteq eigene Software |
|---|---|---|
| Lizenz/Festpreis Jahr 1 | €1.800–3.600 | Festpreis nach Scope (einmalig) |
| Lizenz Jahr 2 | €1.800–3.600 | optionale jährliche Subscription pro Software |
| Lizenz Jahr 3 | €1.800–3.600 | optionale jährliche Subscription pro Software |
| Lizenz Jahr 4 | €1.800–3.600 | optionale jährliche Subscription pro Software |
| Lizenz Jahr 5 | €1.800–3.600 | optionale jährliche Subscription pro Software |
| Software-Kosten 5 Jahre | €9.000–18.000 | deutlich unter Abo-Niveau — Ersparnis mindestens €6.000 |
| Datenmigration & Setup | €500–2.000 | im Festpreis |
| Schulung (5 MA) | €600–1.500 | 1–2 h pro MA, geringer Aufwand |
| Tarif-Erhöhungen über 5 Jahre | +10–20 % | nicht relevant |
| Realistische Gesamtkosten 5 Jahre | €10.500–23.000+ | Ersparnis €6.000–16.000+ gegenüber Abo-Software |
Mindest-Ersparnis: rund €6.000 — bis zu €16.000+ in der oberen Bandbreite.
Selbst wenn Sie zusätzlich jährliche Weiterentwicklung im krafteq-Modell einplanen, bleiben Sie über 5 Jahre deutlich unter jeder Abo-Lösung — und Sie besitzen am Ende eine Software, die zu 100 Prozent zu Ihrem Betrieb passt.
Aber: Wann lohnt sich Abo-Software trotzdem?
Diese Rechnung ist nicht der einzige Faktor. Drei Szenarien, in denen Abo-Software trotz höherer Gesamtkosten die richtige Wahl bleibt:
- Sie brauchen jetzt eine fertige Lösung, ohne Anpassung. Eine krafteq-Eigenentwicklung in 4 Wochen ist schnell — aber wenn Sie nächste Woche live sein müssen, ist Abo-Software schneller.
- Sie brauchen tiefe ERP- oder Anlagenbuchhaltungs-Funktionen. TAIFUN für SHK/Elektro hat Funktions-Tiefe, die wir in einer ersten Version nicht in 4 Wochen schaffen. Wenn Sie 200+ spezifische Features brauchen, ist eine fertige Plattform die ehrlichere Antwort.
- Sie wollen sich keinen Gedanken um Eigentum, Cloud, Hosting machen. Manche Inhaber wollen nichts besitzen, sondern nur einen Service nutzen. Das ist legitim — und Abo-Software ist genau dafür gebaut.
In allen anderen Fällen — und das sind die meisten Handwerksbetriebe unter 10 Mitarbeitern — sind eigene Software und der Festpreis-Ansatz finanziell und strategisch klar im Vorteil.
So rechnen Sie selbst
Statt unseren Zahlen zu glauben, rechnen Sie für Ihren konkreten Betrieb durch:
- Listen Sie Ihre aktuellen Software-Kosten auf. Handwerker-Software, Buchhaltungs-Software, Excel-Lizenz, WhatsApp-Business, was auch immer im Einsatz ist. Pro Monat aufaddieren.
- Multiplizieren Sie mit 60. Das sind die nominalen 5-Jahres-Kosten Ihrer aktuellen Lösung.
- Addieren Sie 10–20 Prozent für Tarif-Erhöhungen. Konservative Schätzung über 5 Jahre.
- Addieren Sie geschätzte Wechsel-/Migrationskosten. Wenn Sie aus einem aktuellen Vertrag herauskommen müssen.
- Vergleichen Sie mit Krafteqs Modell — Festpreis nach Scope plus optionale jährliche Subscription für den Server-Betrieb (1. Jahr inklusive). Die konkreten Beträge werden im Erstgespräch verbindlich beziffert; im Vergleich zur Abo-Software bleibt eine Ersparnis von mindestens €6.000 über 5 Jahre.
Den Vergleich für Ihren konkreten Betrieb machen Sie in 30 Sekunden in unserem Gesamtkosten-Rechner — er zieht Ihre Mitarbeiter-Anzahl und gewünschten Funktionen, rechnet beide Modelle durch und zeigt die Spanne.
Fazit
Software-Marketing arbeitet mit Monatszahlen, weil sie klein wirken. 5-Jahres-Gesamtkosten arbeiten anders — sie zeigen, was Sie wirklich bezahlen, bis Sie eine Entscheidung umkehren können. Für einen Handwerksbetrieb unter 10 Mitarbeitern mit den typischen Add-ons sind das bei Abo-Software realistisch €10.500 bis €23.000+ über 5 Jahre. Bei Krafteqs eigener Software mit krafteq Cloud Server-Betrieb liegt die Ersparnis bei mindestens €6.000 — und bis zu €16.000+ in der oberen Bandbreite — mit allen wichtigen Funktionen im Festpreis und Code-Eigentum ab Sprint 1. Den konkreten Festpreis vereinbaren wir nach Scope-Klärung im Erstgespräch verbindlich.
Wer wissen will, was sein Betrieb konkret kostet — egal in welchem Modell — fordert einen kostenlosen Prototyp an. 5 Werktage später haben Sie eine funktionierende Software für Ihre Abläufe und einen verbindlichen Festpreis. Ohne Verkaufsdruck. Ohne Abo. Ohne Kleingedrucktes.