Update August 2026 · aktualisiert am 2026-08-25: krafteq liefert heute Standardsoftware für Handwerksbetriebe — krafteq Handwerk: einmalig gekauft, eigene Installation je Betrieb, Feinschliff nach dem Start inklusive. Wir führen sie gerade mit den ersten Betrieben ein: Sie testen kostenlos, bekommen danach ein individuelles Angebot, und wir richten Ihren Betrieb gemeinsam mit Ihnen ein. Die Kostenlogik dieses Artikels — einmal kaufen statt fünf Jahre mieten, und pro Betrieb statt pro Kopf rechnen — gilt unverändert. Geändert hat sich, dass die krafteq-Seite dieser Rechnung keine Zahlen mehr nennt: Kaufpreis und Betrieb hängen von Umfang und Betriebsform ab und stehen in Ihrem Angebot, nicht auf einer Website. 2026-09-02: Kostenschätzungen auf die belegten Listenpreise zurückgeführt, Stand Aug. 2026.
„Ab €59,90 pro Monat” — so beginnt das Preis-Marketing der meisten Handwerkersoftware-Anbieter. Klingt klein. Ist es auch, im Vergleich zu €60 für ein Abendessen oder eine Zeitschriften-Abo. Aber die Frage, die jeder Handwerksbetrieb sich vor einer Software-Entscheidung stellen sollte, lautet nicht: Was kostet das pro Monat? — sondern: Was kostet das, bis ich es absetze? Und absetzen tun die wenigsten ihre Software in den ersten fünf Jahren.
In diesem Beitrag rechnen wir die 5-Jahres-Kosten für einen Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitenden durch — Zeile für Zeile aus den öffentlichen Preislisten von plancraft, ToolTime und HERO, damit Sie jede Zahl nachprüfen können. Danach die Posten, die in keiner Preisliste stehen, und zum Schluss der Unterschied im Modell, den krafteq dagegenstellt. Ohne Schönrechnen, ohne Marketing-Tricks.
Warum die Monatszahl irreführt
Der Einstiegspreis ist eine echte Zahl — er beantwortet nur eine andere Frage als die, die Sie stellen. Entscheidend ist nicht, was das kleinste Paket kostet, sondern wie viele Personen es abdeckt und was daneben berechnet wird. Genau da unterscheiden sich die Anbieter erheblich. Diese Positionen stehen so in den öffentlichen Preislisten (Regelpreise, netto, Stand Aug. 2026):
| Anbieter | Was der Einstiegspreis abdeckt | Was daneben berechnet wird |
|---|---|---|
| plancraft | Business 59,90 €/Mon. im Jahresabo — 1 Büro-Nutzer | weiterer Büro-Nutzer 49,90 €, mobiler Nutzer 19,90 €, Plantafel 39,90 €; GAEB und DATANORM erst ab Pro (109,90 €) |
| ToolTime | SOLO 79 €/Mon. bei Jahreszahlung — 1 Mitarbeiter, Mindestlaufzeit 12 Monate | TEAM 149 € deckt bis 5, MAX 299 € bis 10 Mitarbeitende ab; weitere Mitarbeitende laut Preistabelle nur im MAX-Paket (29 € jährlich / 35 € monatlich); DATEV-Integration 19 €/Mon.; Schulung 249 € und Kundendaten-Import 99 € einmalig |
| HERO | Select 69 €/Mon. im Jahresvertrag — 1 Standard-Lizenz, laut Preisseite für Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitern | jede weitere App-Lizenz 22 € (Jahresvertrag) / 25 € (monatlich); Telefonassistent-Minuten über dem Inklusivvolumen 0,30 bzw. 0,20 €/Min. |
| Bosch OfficeOn | ab 49,99 €/Mon. (Büro-Lizenz, 12-Monats-Laufzeit) | Mobil-Lizenz 22,99–34,99 €; Setup einmalig 99–399 € (Stand Aug. 2026) |
| TAIFUN | keine öffentlichen Listenpreise — Preis auf Anfrage, modular; die Preisseite spricht ausdrücklich vom Kauf | laut Anbieter beeinflussen unter anderem gleichzeitige Arbeitsplätze, mobile Geräte und ein eigener Server den Preis |
Zwei Dinge daran sind wichtiger als jeder Einzelbetrag. Erstens: „pro Kopf” stimmt nicht überall. ToolTime bündelt im TEAM-Paket bis zu fünf und im MAX-Paket bis zu zehn Mitarbeitende in einem Festbetrag, und HERO nennt Select ausdrücklich für Betriebe bis fünf Mitarbeitende — bei plancraft dagegen wird jeder weitere Zugang einzeln berechnet (Stand Aug. 2026). Wer pauschal sagt „jeder Neue kostet extra”, rechnet für manche Anbieter zu hoch. Zweitens: nicht jeder vermietet. TAIFUN spricht auf der eigenen Preisseite vom Kauf und nennt den eigenen Server als Preisfaktor.
Bei ToolTime und HERO laufen zum Stand Aug. 2026 zusätzlich befristete Aktionen. Ein Aktionspreis ist kein Regelpreis — wir rechnen mit den Regelpreisen, weil die Aktion nach fünf Jahren keine Rolle mehr spielt.
Die Rechnung: fünf Jahre, fünf Mitarbeitende
Jetzt die Ableitung, offen gerechnet. Annahmen: ein Betrieb mit fünf Mitarbeitenden — eine Person im Büro, vier auf der Baustelle mit mobilem Zugang. Jahresvertrag, also die jeweils günstigere Zahlweise. Regelpreise, netto, Stand Aug. 2026. 60 Monate, ohne Tarif-Erhöhung.
| Anbieter (Paket) | Grundpreis/Monat | Zugänge für die vier auf der Baustelle | Summe/Monat | mal 60 Monate |
|---|---|---|---|---|
| plancraft Business | 59,90 € (1 Büro-Nutzer) | 4 × 19,90 € = 79,60 € | 139,50 € | 8.370 € |
| ToolTime TEAM | 149 € (bis 5 Mitarbeitende) | im Paket enthalten | 149,00 € | 8.940 € |
| HERO Select | 69 € (1 Standard-Lizenz) | 4 × 22 € = 88 € | 157,00 € | 9.420 € |
Das ist ausdrücklich eine Schätzung — aus zwei Gründen. Der Paketzuschnitt ist unsere Annahme über Ihren Betrieb, und die Beträge sind Regelpreise vom Stand Aug. 2026, die sich ändern können. Nachrechnen können Sie sie trotzdem: jede Zahl in dieser Tabelle steht in der jeweils verlinkten Preisliste, und die Rechnung selbst ist eine Multiplikation.
Nach oben geht die Summe, sobald Sie monatlich statt jährlich zahlen (plancraft 74,90 € im 1-Monats-Abo, ToolTime 169 € im TEAM, HERO 79 € plus 25 € je weitere Lizenz), sobald Module dazukommen (Plantafel 39,90 €, DATEV-Integration 19 €) oder sobald Sie GAEB und DATANORM brauchen — bei plancraft erst ab Pro, also 109,90 € statt 59,90 € Grundpreis. Nach unten geht sie bei längerer Bindung: plancraft nennt 47,92 € im 2-Jahres-Abo. Und mit der Betriebsgröße wächst sie sprunghaft statt gleichmäßig: ToolTime MAX kostet 299 €/Mon. und deckt damit bis zu zehn Mitarbeitende ab — über 60 Monate sind das 17.940 €.
Die vier Kostenquellen, die jeder vergisst
In den Summen oben stehen ausschließlich Lizenzkosten. In der Realität kommen Posten dazu, die vor der Vertragsunterschrift selten auf dem Tisch liegen:
1. Setup und Datenmigration
Der Umzug Ihrer Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten kostet Zeit, und teilweise steht er als Position in der Preisliste: ToolTime führt den Kundendaten-Import aus CSV oder Excel mit 99 € einmalig, Bosch OfficeOn ein Setup mit 99 bis 399 € (Stand Aug. 2026). Was dort nicht steht, ist der Aufwand in Ihrem Betrieb — Daten sichten, Altlasten aussortieren, Nummernkreise festlegen. Eine allgemeine Zahl dafür wäre geraten, deshalb nennen wir keine: setzen Sie die Stunden an, die Ihr Büro dafür tatsächlich freihalten muss.
2. Schulung und Einarbeitung
Für jede Person, die die Software produktiv nutzen soll, kalkulieren Sie 2 bis 6 Stunden Einweisung plus Einarbeitungsphase. Der größere Teil davon sind Opportunitätskosten — in dieser Zeit wird nicht produziert. Ein Teil ist auch direkt bepreist: ToolTime listet eine Schulung mit 249 € einmalig. Rechnen Sie hier mit Ihrem eigenen Stundensatz, nicht mit einem Branchenmittel; nur Ihr Satz stimmt für Ihren Betrieb.
3. Tarif-Erhöhungen
Software-Anbieter erhöhen Tarife. Das ist normal und legitim — aber es steckt in keiner der Zahlen oben. Unsere Rechnung friert den Preis vom Stand Aug. 2026 über 60 Monate ein; sie ist damit eine Untergrenze, keine Prognose. Wie oft und wie stark ein bestimmter Anbieter erhöht, lässt sich nicht seriös pauschal beziffern. Was Sie stattdessen tun können: in den Vertrag schauen, ob und wie eine Preisanpassung geregelt ist — und bei welcher Laufzeit Sie sie mitgehen müssen.
4. Migration raus aus der Software
Falls Sie die Software in den fünf Jahren wechseln wollen oder müssen — der Anbieter wird übernommen, der Tarif explodiert, das Feature kommt nicht — fallen erneut Migrations- und Schulungskosten an. Häufig ist das die teuerste Position, weil es Ihren Betrieb operativ ausbremst.
Diese vier Posten sind der Grund, warum die 60-Monats-Summen aus der Tabelle eine Untergrenze sind und nicht das Ergebnis. Wie hoch der Aufschlag ausfällt, hängt an Ihrer Datenmenge, Ihrer Teamgröße und daran, ob Sie innerhalb der fünf Jahre noch einmal wechseln. Beziffern lässt sich das für Ihren Betrieb — nicht allgemein, und deshalb tun wir es hier nicht.
Die krafteq-Rechnung — ehrlich
Bei krafteq ist die Rechnung deutlich einfacher, weil weniger Posten anfallen. So sieht sie aus:
| Kostenposition | Modell |
|---|---|
| Software (einmalig) | Festpreis-Dauerlizenz — unbefristetes Nutzungsrecht, Konditionen im Angebot |
| Betrieb Jahr 1 | inklusive |
| Betrieb Jahr 2–5 | jährlich bei krafteq — oder Selbstbetrieb auf Ihrem Server |
| Abrechnung | pro Betrieb, nicht pro Nutzer und nicht pro Arbeitsplatz |
| 5-Jahres-Gesamtkosten | deutlich unter Abo-Software-Niveau — und ab dem zweiten Jahr fällt nur noch der Betrieb an |
Was darin enthalten ist:
- krafteq Handwerk als Standardsoftware — Anfrage, Angebot, Kalkulation, Auftrag, Zeiterfassung, E-Rechnung, Export an den Steuerberater
- Eine eigene Installation: eigene Datenbank, eigene Domain, eigene Konfiguration
- Feinschliff nach dem Start — was in den ersten Monaten nicht zu Ihrem Betrieb passt, schleifen wir nach; den Umfang halten wir vorher im Angebot fest
- Alle Updates und Sicherheits-Updates im ersten Jahr
- Betrieb im ersten Jahr mit Sicherungskopien, Überwachung und DSGVO-konformer Auftragsverarbeitung samt AVV
- XRechnung/ZUGFeRD, DATEV-Export, GAEB und Datanorm im Standardumfang
- Zugänge für die Baustelle — sie kosten nichts extra, weil nicht pro Kopf abgerechnet wird
Was nicht enthalten ist und im Marketing trotzdem oft mitschwingt — wir sagen es ehrlich:
- Updates ab dem zweiten Jahr. Im ersten Jahr sind alle Updates inklusive. Danach laufen Updates und Betrieb über die Wartung — im krafteq-Betrieb ist sie enthalten. Und ohne Wartung? Dann läuft Ihre Version einfach weiter, unbefristet; das Nutzungsrecht erlischt nie.
- Selbstbetrieb statt Betrieb bei Krafteq. Wenn Sie auf Ihrem eigenen Server betreiben, entfällt die jährliche Betriebsgebühr — Sie zahlen dafür bei Ihrem IT-Dienstleister für Wartung, Updates und Sicherungskopien. Selten günstiger, aber gleichberechtigt möglich, auf Wunsch sogar vollständig ohne Internetanbindung.
- Alles, was das Produkt bewusst nicht ist. Keine Buchhaltung — es entstehen Buchungen, Belege und Export, gebucht wird beim Steuerberater. Kein Lager, kein Einkauf, keine Lohnabrechnung, kein Portal für Ihre Kunden.
- Schulung. Weil das System die Begriffe, Einheiten und Vorlagen Ihres Gewerks bereits mitbringt, ist die Einarbeitung typischerweise kurz. Trotzdem kalkulieren Sie 1 bis 2 Stunden pro Mitarbeiter.
Direkter Vergleich
Hier die zwei Modelle nebeneinander. Die Abo-Spalte ist die Schätzung aus der Rechnung oben — Annahme: fünf Mitarbeitende (eine Person im Büro, vier mit mobilem Zugang), Einstiegstarif im Jahresvertrag, netto, Stand Aug. 2026. Das sind 139,50 bis 157 € im Monat, also rund 1.700 bis 1.900 € im Jahr und rund 8.400 bis 9.400 € über 60 Monate.
| Posten | Abo-Software (Schätzung, Annahme oben) | krafteq Handwerk |
|---|---|---|
| Jahr 1 | rund 1.700–1.900 € | Festpreis-Dauerlizenz, einmalig — Betrieb inklusive |
| Jahr 2 | rund 1.700–1.900 € | nur Betrieb, jährlich — oder Selbstbetrieb |
| Jahr 3 | rund 1.700–1.900 € | nur Betrieb, jährlich — oder Selbstbetrieb |
| Jahr 4 | rund 1.700–1.900 € | nur Betrieb, jährlich — oder Selbstbetrieb |
| Jahr 5 | rund 1.700–1.900 € | nur Betrieb, jährlich — oder Selbstbetrieb |
| Software-Kosten 5 Jahre | rund 8.400–9.400 € (Schätzung: 8.370 € plancraft, 8.940 € ToolTime, 9.420 € HERO) | deutlich unter Abo-Niveau — Konditionen im Angebot |
| Datenmigration & Setup | soweit der Anbieter sie ausweist: ToolTime Kundendaten-Import 99 € einmalig, Bosch OfficeOn Setup 99–399 € (Stand Aug. 2026) | im Angebot festgehalten |
| Schulung (5 MA) | soweit ausgewiesen: ToolTime Schulung 249 € einmalig (Stand Aug. 2026), dazu Ihre eigene Arbeitszeit | 1–2 h pro MA, geringer Aufwand |
| Tarif-Erhöhungen über 5 Jahre | nicht seriös pauschal zu beziffern — in der Rechnung oben nicht enthalten | nicht relevant — gekauft ist gekauft |
| Zusätzlicher Mitarbeiter | je nach Anbieter: plancraft je weiterem Zugang, HERO je weiterer App-Lizenz, ToolTime beim Wechsel in die nächste Tarifstufe | kostet nichts extra — Preis hängt am Betrieb |
Die entscheidende Zeile ist die letzte. Wo der Preis an Zugängen oder Tarifstufen hängt, steigen die Kosten, sobald Sie einstellen: plancraft berechnet Büro- und Monteurs-Zugänge getrennt, HERO jede weitere App-Lizenz, ToolTime hebt Sie in die nächste Tarifstufe (Stand Aug. 2026). Bei krafteq Handwerk nicht: Der Preis hängt am Betrieb, nicht an der Zahl der Mitarbeitenden.
Konkrete krafteq-Beträge nennen wir bewusst nicht öffentlich. Sie hängen von Umfang und Betriebsform ab und gehören ins Angebot — dort stehen sie dann verbindlich, mit Kaufpreis, Betriebsform und dem Umfang des Feinschliffs.
Aber: Wann lohnt sich Abo-Software trotzdem?
Diese Rechnung ist nicht der einzige Faktor. Drei Szenarien, in denen Abo-Software trotz höherer Gesamtkosten die richtige Wahl bleibt:
- Sie brauchen tiefe ERP- oder Anlagenbuchhaltungs-Funktionen. TAIFUN für SHK/Elektro hat eine Funktions-Tiefe, die krafteq Handwerk bewusst nicht abdeckt. Wenn Sie 200+ spezifische Funktionen brauchen, ist eine gereifte Suite die ehrlichere Antwort.
- Sie brauchen etwas, das außerhalb der Produktgrenzen liegt. Buchhaltung mit Hauptbuch, Lagerwirtschaft, Lohnabrechnung oder ein Portal für Ihre eigenen Kunden bauen wir im Produkt nicht.
- Sie wollen sich um Anschaffung und Betrieb keine Gedanken machen. Manche Inhaber wollen nichts kaufen, sondern nur einen Dienst nutzen. Das ist legitim — und Abo-Software ist genau dafür gebaut.
In allen anderen Fällen — und das sind die meisten Handwerksbetriebe unter 10 Mitarbeitern — ist der Kauf finanziell und strategisch klar im Vorteil. Wie unterschiedlich der Alltag je Gewerk aussieht, zeigen die Gewerk-Seiten: eine Software für Tischlereien trägt Stücklisten und Maschinenzeit, ein Dachdecker-Betrieb Aufmaß und Wetter-Planung. Im Elektrobetrieb sind es Angebotssoftware mit Datanorm und GAEB und die Verwaltung wiederkehrender Prüftermine je Anlage.
So rechnen Sie selbst
Statt unseren Zahlen zu glauben, rechnen Sie für Ihren konkreten Betrieb durch:
- Listen Sie Ihre aktuellen Software-Kosten auf. Handwerker-Software, Buchhaltungs-Software, Excel-Lizenz, WhatsApp-Business, was auch immer im Einsatz ist. Pro Monat aufaddieren.
- Multiplizieren Sie mit 60. Das sind die nominalen 5-Jahres-Kosten Ihrer aktuellen Lösung.
- Prüfen Sie Ihren Vertrag auf Preisanpassungen. Wie oft und wie stark ein bestimmter Anbieter erhöht, lässt sich nicht seriös pauschal beziffern — deshalb steht in dieser Rechnung kein Aufschlag dafür. Was im Vertrag geregelt ist, gilt.
- Addieren Sie geschätzte Wechsel-/Migrationskosten. Wenn Sie aus einem aktuellen Vertrag herauskommen müssen.
- Vergleichen Sie mit Krafteqs Modell — Festpreis-Dauerlizenz einmalig, dazu der Betrieb: jährlich bei uns (erstes Jahr inklusive) oder auf Ihrem eigenen Server. Abgerechnet wird pro Betrieb, nicht pro Kopf. Die konkreten Beträge stehen in Ihrem Angebot, nach einem kostenlosen Erstgespräch.
Wie die beiden Modelle nebeneinander aussehen — monatlich mieten gegen einmal kaufen —, steht auf unserer Preisseite.
Fazit
Software-Marketing arbeitet mit Monatszahlen, weil sie klein wirken. 5-Jahres-Gesamtkosten arbeiten anders — sie zeigen, was Sie wirklich bezahlen, bis Sie eine Entscheidung umkehren können. Für einen Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitenden sind das bei den drei oben gerechneten Anbietern rund 8.400 bis 9.400 Euro über 60 Monate — eine Schätzung, Annahme: Einstiegstarif im Jahresvertrag, eine Person im Büro und vier mit mobilem Zugang, netto, Stand Aug. 2026. Und die Zahl steigt, wo der Preis an Zugängen oder Tarifstufen hängt. Bei krafteq Handwerk zahlen Sie die Software einmal, dann nur noch den Betrieb — und die Zahl steigt nicht, wenn Ihr Team wächst. Kaufpreis und Betriebskonditionen stehen in Ihrem Angebot, verbindlich, nach einem kostenlosen Erstgespräch.
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