E-Rechnung-Pflicht 2026E-Rechnung-Pflicht für Handwerker — was Sie jetzt wissen müssen
Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Ihr Handwerksbetrieb. Beim Versand greift die Pflicht stufenweise: bis Ende 2026 ist PDF im B2B noch breit zulässig, ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Umsatz nicht mehr, ab 2028 für alle B2B-Betriebe. Diese Seite erklärt im Klartext: was gilt, ab wann, was Sie jetzt tun sollten — und wie eine eigene Software die Pflicht zum Vorteil macht.
Pflicht im Empfang seit 1.1.2025 — Pflicht im Versand bis spätestens 1.1.2028.
Was bedeutet E-Rechnung-Pflicht für Ihren Betrieb?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber 2024 die schrittweise E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich beschlossen. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine Rechnung als PDF — es ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Maschinen lesen können. Die beiden anerkannten Formate in Deutschland heißen XRechnung (rein XML, oft im öffentlichen Sektor) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid: PDF mit eingebetteten XML-Daten).
Für Sie als Handwerker bedeutet das: Wenn Sie an gewerbliche Kunden — andere Betriebe, Hausverwaltungen, kommunale Auftraggeber — Rechnungen stellen, sind Sie betroffen. Reine B2C-Rechnungen an Privatkunden bleiben vorerst auf Papier oder PDF möglich. Praktisch trifft die Pflicht jedoch fast jeden Handwerksbetrieb, weil die meisten Mischkunden haben.
Wichtig: Die Pflicht kommt in Etappen. Den Empfang von E-Rechnungen müssen Sie schon heute können — egal wie groß Ihr Betrieb ist. Beim Versand gibt es Übergangsfristen, die nach Umsatz gestaffelt sind. Wer einen guten Steuerberater hat, kennt das Thema. Wer keinen direkten Berater hat, sollte spätestens 2026 anfangen, sich vorzubereiten.
Ausnahmen gibt es: Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die Pflicht. Wer ausschließlich steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuer abrechnet, ist ebenfalls außen vor — relevant für sehr wenige Gewerke.
Diese Seite ersetzt keinen Steuerberater. Sie hilft Ihnen, das Thema einzuordnen und eine Software-Entscheidung zu treffen, die in den nächsten Jahren trägt.
ZeitplanWie die E-Rechnung-Pflicht schrittweise greift
Vier Phasen — von heute bis Anfang 2028. Wer früh anfängt, hat 2027 keine Hektik.
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Heute — Empfang muss laufen
Seit 1.1.2025 ist die Empfangs-Pflicht aktiv. Sie brauchen eine Möglichkeit, eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien zu öffnen, zu prüfen und zu archivieren — GoBD-konform für 10 Jahre. Eine moderne Buchhaltungs-Software oder eine eigene Business-Software erledigt das.
Sie sind ab heute empfangsfähig — kein Vorsteuer-Risiko bei eingehenden E-Rechnungen.
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2026 — Versand vorbereiten
Letztes Jahr, in dem Sie noch ohne Druck PDF-Rechnungen verschicken dürfen. Idealer Zeitpunkt, um auf eine Software umzustellen, die XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag erzeugt — ohne manuelles Nachbearbeiten.
Ruhige Umstellung statt Last-Minute-Lösung — und freie Wahl beim Software-Anbieter.
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1.1.2027 — Pflicht für größere Betriebe
Handwerksbetriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden. Wer als kleinerer Betrieb wächst, wird hier abgepasst — Vorbereitung lohnt sich auch für Sie.
Generalunternehmer und gewerbliche Großkunden bleiben Ihnen erhalten, weil Sie ihre Anforderungen erfüllen.
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1.1.2028 — Pflicht für alle
Alle B2B-Rechnungen müssen elektronisch sein. Betriebe ohne passende Software stehen dann unter Zeitdruck und greifen oft zu teurer Abo-Software, weil sie schnell muss. Wer 2026 vorgesorgt hat, vermeidet das.
Vollständige Compliance ohne Stress — Ihre Software ist seit Jahren eingespielt und im Festpreis bezahlt.
Wen es betrifftWelche Handwerker müssen jetzt handeln?
Die Pflicht trifft praktisch jeden Handwerksbetrieb, der an Geschäftskunden fakturiert. Hier die fünf häufigsten Fälle aus unserer Beratung.
SHK, Elektro — gewerbliche Aufträge
Wartungsverträge mit Hausverwaltungen, Industriekunden, Kommunen — alles B2B. Diese Aufträge machen oft den größten Umsatzanteil aus, also kommt die Versand-Pflicht früh und hart. Aufträge mit komplexen Positionen lassen sich in einer maßgeschneiderten Software sauber als XRechnung erzeugen.
Maler, Tischler, Dachdecker mit Mischkundschaft
Halb Privat, halb Gewerbe — typisch für viele Handwerksbetriebe. Die Software muss beide Welten können: PDF an den Privatkunden, XRechnung an die Hausverwaltung — möglichst automatisch je nach Kundenart, ohne Doppelarbeit am Schreibtisch.
Subunternehmer für Generalunternehmer
Wer als Subunternehmer für GUs oder größere Bauträger arbeitet, bekommt die Pflicht oft als erstes von oben verordnet — der GU verlangt XRechnung. Pünktliche Umstellung sichert die Auftragslage.
Betriebe mit öffentlichen Aufträgen
Bund, Länder, Kommunen — der öffentliche Sektor verlangt schon seit 2020 XRechnung. Wer dort fakturiert, muss heute schon konform sein. Eine eigene Software macht den Prozess schneller und nachvollziehbar.
Wachsende Betriebe nahe €800.000 Umsatz
Wer nahe an der 800.000-€-Grenze liegt oder im Umsatz wächst, wird bei der Versand-Pflicht ab 2027 erfasst. Ein Jahr Vorlauf für die Umstellung auf strukturierte Rechnungen ist solide geplant.
Reine B2C-Betriebe — vorerst entspannt
Ausschließlich Privatkundengeschäft? Dann betrifft Sie zunächst nur die Empfangs-Pflicht — und auch das nur, wenn Sie selbst Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Subunternehmern bekommen. Versand bleibt PDF/Papier möglich.
Wege zur ComplianceDrei Wege zur E-Rechnung — und was sie über 5 Jahre wirklich kosten
Wer heute auf E-Rechnung umstellt, hat im Wesentlichen drei Optionen — von Bordmitteln über Abo-Software bis zur eigenen Software. Hier die ehrliche Einordnung.
| Krafteq — eigene Software | Abo-Software (plancraft, ToolTime, HERO) | Excel + manuelle Konvertierung | |
|---|---|---|---|
| XRechnung-Versand | Direkt aus dem Auftrag, automatisch | Im Premium-Tarif, je nach Anbieter | Nur über separate Online-Konverter, manuell |
| ZUGFeRD-Versand | Direkt aus dem Auftrag, automatisch | Meist enthalten ab Standard-Tarif | Nur über separate Online-Konverter, manuell |
| Empfang + Archivierung GoBD | Eingehende E-Rechnungen werden in Ihrer Software gespeichert, durchsuchbar, 10 Jahre | Meist als Add-on, oft pro Beleg abgerechnet | Manuelles Ablegen, Risiko bei Betriebsprüfung |
| Anpassung an Ihre Abläufe | 100 Prozent maßgeschneidert | Begrenzte Konfiguration | Vollständig manuell |
| 5-Jahres-Gesamtkosten (Betrieb unter 10 MA) | €2.000–3.000 | €9.000–18.000 | Niedrige Software-Kosten, hohe Zeitkosten |
| Code- und Daten-Eigentum | Ja — ab Sprint 1 in Ihrem Repository | Nein — Anbieter-Bindung | Daten bei Ihnen, Workflows manuell |
| E-Rechnung als Anlass für ein größeres Update | Ja — Aufträge, Material, Zeit, Rechnung in einer Software | Nur Rechnungs-Modul, andere Bereiche separat zu lizenzieren | Nein — bleibt ein punktuelles Werkzeug |
FAQHäufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk
Sie wollen die 5-Jahres-Kosten konkret rechnen?
Auf der Preise-Seite finden Sie unseren Gesamtkosten-Rechner — er vergleicht Krafteq Festpreis mit üblicher Abo-Software über 5 Jahre. Geben Sie Ihre Mitarbeiterzahl ein und sehen Sie sofort, was Sie sparen.
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