E-Rechnung-Pflicht 2026E-Rechnung-Pflicht für Handwerker — was Sie jetzt wissen müssen

Bis Ende 2026 ja, im B2B-Bereich. Ab 2027 nur noch für Betriebe unter 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028 nicht mehr — alle B2B-Rechnungen müssen dann als XRechnung oder ZUGFeRD versendet werden. Privatkunden-Rechnungen bleiben weiterhin als PDF oder Papier möglich.

XRechnung ist eine reine XML-Datei nach deutscher Norm — Maschine liest, Mensch nicht. Wird vor allem im öffentlichen Sektor verlangt. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybrid: ein normales PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Mensch liest das PDF, Maschine die XML. Beide erfüllen die gesetzliche Pflicht. Welches Format Sie versenden, hängt vom Empfänger ab — eine gute Software erzeugt beide.

Nein. Empfangen heißt: per E-Mail entgegennehmen, öffnen können und aufbewahren — Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre, in einer GoBD-gerechten Ablage. Das geht mit einer modernen Buchhaltungs-Software, einem DMS, oder einer Business-Software wie krafteq Handwerk. Was nicht mehr funktioniert: ausgedruckt im Ordner ablegen — die Original-Datei muss elektronisch archiviert werden.

Nur bis Ende 2027. Ab 1. Januar 2028 müssen auch kleinere Betriebe E-Rechnungen verschicken. Außerdem: Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto sind dauerhaft ausgenommen, und Rechnungen an Privatkunden bleiben unverpflichtet. Praktisch: Wer regelmäßig an Hausverwaltungen, Kommunen oder Generalunternehmer fakturiert, sollte die Umstellung 2026 angehen — nicht 2027.

Eine E-Rechnung, die nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt wird, gilt steuerlich als nicht ordnungsgemäß. Der Empfänger kann die Vorsteuer in Frage stellen, das Finanzamt kann bei Betriebsprüfung beanstanden. Direkte Bußgelder sind aktuell nicht im Gesetz hinterlegt, aber die Folgekosten — Nacharbeit, Streit mit Kunden, Korrektur-Rechnungen — werden schnell teuer. Pünktliche Umstellung ist die deutlich günstigere Variante.

Ja. krafteq Handwerk erzeugt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag und legt eingehende E-Rechnungen unveränderbar und durchsuchbar ab. Damit unterstützt die Software eine GoBD-gerechte Arbeitsweise; die GoBD-Konformität des Gesamtprozesses hängt auch von Organisation, Konfiguration und Verfahrensdokumentation Ihres Betriebs ab. Es wird nichts für Sie entwickelt: Sie fragen eine eigene Testinstanz an — in der Regel innerhalb von drei Werktagen bereit — und prüfen beides an Ihren eigenen Abläufen.

Die Software kaufen Sie einmal — als Festpreis-Dauerlizenz, abgerechnet pro Betrieb, nicht pro Nutzer. Den Betrieb übernimmt krafteq als jährliche Leistung, das erste Betriebsjahr ist im Kaufpreis enthalten — oder Sie betreiben selbst, ganz ohne laufende Verpflichtung. Im ersten Jahr sind alle Updates inklusive. Die Konditionen halten wir in Ihrem Angebot fest.

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare und unveränderbare Aufbewahrung — für Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre, egal ob Ein- oder Ausgang, egal ob Papier, PDF oder XRechnung. Für andere Unterlagenklassen können abweichende Fristen gelten. krafteq Handwerk unterstützt eine GoBD-gerechte Arbeitsweise durch unveränderbare Belegstände, nachvollziehbare Änderungen und geregelte Berechtigungen. Die GoBD-Konformität des Gesamtprozesses hängt auch von Organisation, Konfiguration und Verfahrensdokumentation Ihres Betriebs ab. Bei einer Betriebsprüfung exportieren Sie auf Knopfdruck den geforderten Zeitraum.

Ja. krafteq Handwerk erzeugt einen DATEV-Export für Buchungssätze und Rechnungsausgang; auch GAEB- und DATANORM-Schnittstellen sind enthalten. Wie Ihre Steuerkanzlei die Daten bekommt, klären wir im Erstgespräch.