Wartungsvertrag-Software für SHK-Betriebe — Serie statt Tabelle
Wer ruft die Kunden mit Wartungsvertrag dieses Jahr an? Liegt das Protokoll vom letzten Einsatz noch im Servicewagen oder schon im Ordner? Und was passiert, wenn eine Anlage durchrutscht — merkt es jemand vor dem Kunden? In vielen SHK-Betrieben hängen die Wartungsverträge an einer Tabelle und an einem Kopf. krafteq Handwerk legt sie als wiederkehrende Serie je Anlage und Kunde an: Die Termine entstehen von selbst, das Protokoll füllt der Monteur als Fragebogen aus, die Historie bleibt am Auftrag — und die Rechnung kommt aus dem Wartungseinsatz. krafteq Handwerk ist Standardsoftware für Handwerksbetriebe — kein Projekt, das erst für Sie gebaut wird. Wir führen sie gerade mit den ersten Betrieben ein: Sie testen kostenlos, bekommen danach ein individuelles Angebot, und wir richten Ihren Betrieb gemeinsam mit Ihnen ein.
Wartungstermine, Aufträge, Zeiten und Rechnungen liegen in einem Datenbestand — kein zweites System für den Service.
AusgangslageWoran Wartungsverträge im Alltag scheitern
krafteq Handwerk ist für SHK-Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden gebaut — Heizungsanlagen, Wärmepumpen, Klima- und Lüftungstechnik. Beim Thema Wartung hören wir immer wieder dieselben fünf Sätze:
Die Wartungsliste ist eine Tabelle, die weiterwächst
Kunde, Anlage, letzter Termin, nächster Termin — Jahr für Jahr eine Zeile mehr. Solange eine Person sie pflegt, geht es gut. Sobald zwei Leute darin arbeiten oder diese Person Urlaub hat, weiß niemand mehr sicher, welcher Stand gilt.
Ein Termin rutscht durch
Eine Anlage wird übersehen, der Kunde meldet sich im Herbst mit einer Störung, und dann steht die Frage im Raum, wann eigentlich zuletzt gewartet wurde. Das kostet nicht nur den Vertrag, sondern die Diskussion darüber.
Die Historie hängt an einem Kopf
Welcher Brenner steckt in dem Keller, was wurde beim letzten Mal getauscht, warum steht dort noch der alte Ausdehnungsbehälter? Der Kollege, der es weiß, ist gerade auf einer anderen Baustelle — oder seit zwei Jahren im Ruhestand.
Das Protokoll wird zweimal geschrieben
Vor Ort auf dem Formular, abends im Büro ins System. Zwischendurch verschwindet ein Blatt, ein Messwert wird unleserlich, und die Nachfrage geht per Nachricht an den Monteur, der längst Feierabend hat.
Aus dem Einsatz wird spät eine Rechnung
Der Wartungseinsatz ist erledigt, die Rechnung folgt Wochen später — weil Zeiten, Material und Protokoll erst zusammengesucht werden müssen. Bei einem Wartungsbestand mit vielen kleinen Beträgen ist das bares Geld, das unnötig lange draußen liegt.
FunktionenWie krafteq Handwerk Wartungsverträge abbildet
Der Wartungsvertrag ist bei uns kein eigenes Zusatzmodul, sondern ein Arbeitsablauf: eine wiederkehrende Serie je Anlage und Kunde, mit eigenständigen Arbeitsabschnitten je Termin. Alles, was dort passiert, hängt am Auftrag.
Wiederkehrende Wartungsserien je Anlage
Sie legen Intervall, Umfang und Zuständigkeit fest, das System erzeugt die Termine als eigene Vorgänge — je Heizungsanlage, Wärmepumpe, Klimagerät oder Lüftung. Halbjährlich, jährlich, alle zwei Jahre: Die Serie führt die Liste, nicht mehr die Tabellenkalkulation.
Fragebögen als Wartungsprotokoll
Was vor Ort aufgenommen wird, bilden Sie über Fragebögen ab — und die Felder legen Sie selbst fest: Anlagentyp, Sichtprüfung, Abgaswerte, Drücke, getauschte Teile, Bemerkung. Ausgefüllt wird auf dem Smartphone oder Tablet, das Ergebnis hängt am Auftrag statt in einem Ordner.
Anlagendaten am Kunden und am Auftrag
Hersteller, Typ, Seriennummer, Inbetriebnahme und die Einsätze der Vorjahre liegen am Kunden und am jeweiligen Auftrag — erfasst über Fragebögen und Positionen, wiederauffindbar beim nächsten Service. Eine eigene Anlagenakte als separates Modul gibt es dafür bewusst nicht; die Daten leben dort, wo gearbeitet wird.
Termine in der Planung statt in einer Liste
Die erzeugten Termine gehen in die Personaleinsatzplanung: Wer fährt wann zu welcher Anlage, mit welchem Zeitfenster. Der Monteur sieht seinen Tag in der mobilen Tagesansicht — Auftrag, Adresse, Aufgabe, Zeiten, Belege. Keine Preise, keine Kundendaten, keine Einstellungen; der Zuschnitt wird auf dem Server durchgesetzt.
Zeiten und Material am Wartungseinsatz
Anfahrt und Arbeitszeit je Einsatzart, verbautes Material aus dem Katalog, Fotos und Mängel — alles am selben Vorgang. Damit sehen Sie am Jahresende auch, welcher Wartungsbestand sich trägt und welcher vor allem Anfahrt ist.
Rechnung aus dem Wartungseinsatz
Aus dem erledigten Einsatz entsteht die Rechnung — einzeln je Einsatz oder als wiederkehrende Rechnung für die Wartungspauschale, als XRechnung im XML-Format oder als ZUGFeRD-PDF. Dazu Offene Posten, Mahnwesen, Zahlungsabgleich gegen den Kontoauszug und der DATEV-Export für den Steuerberater.
E-Rechnung für Handwerksbetriebe — Pflichten und FormateStörungen und Notdienst im selben System
Der Anruf am Sonntag wird zum Vorgang wie jeder andere: Auftrag anlegen, Anfahrt und Zeiten erfassen, Material buchen, Foto dazu. Und weil die Anlage bereits im System steht, sieht der Monteur die Historie, bevor er in den Keller geht.
Legen Sie einen echten Wartungsvertrag als Serie an
Wir richten Ihnen eine eigene Testinstanz ein, eingerichtet auf das SHK-Handwerk. Sie bilden einen Ihrer Wartungsverträge als Serie ab, bauen sich den Fragebogen für das Protokoll und sehen an Ihrer eigenen Anlage, ob es passt — in der Regel innerhalb von drei Werktagen, ohne Verkaufstermin.
- Kein Abo
- Ohne Verkaufstermin
- Unverbindlich
AblaufEin Wartungsjahr, wie es im System läuft
Vier Schritte, danach wiederholt es sich von allein. Der Unterschied zur Tabelle ist nicht die Liste — es ist, dass Termin, Protokoll, Zeiten und Rechnung am selben Vorgang hängen.
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Vertrag als Serie anlegen
Kunde, Anlage, Intervall, Umfang, Zuständigkeit — einmal hinterlegt. Aus der Serie entstehen die einzelnen Wartungstermine als eigenständige Vorgänge. Die Wartung darf dabei ein eigener Arbeitsablauf sein: eigener Name, eigene Status, eigener Nummernkreis, eigene Dokumentvorgaben — reine Konfiguration, keine Entwicklung.
Der Bestand steht im System, nicht in einer Datei auf einem Laufwerk.
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Termine planen
Die fälligen Einsätze gehen in die Personaleinsatzplanung: Wer fährt wann zu welcher Anlage. Wen Sie vorher anrufen oder anschreiben, entscheiden Sie weiterhin selbst — das System liefert die Liste dafür und hält fest, was daraus geworden ist.
Kein Abgleich mehr zwischen Tabelle, Kalender und Gedächtnis.
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Vor Ort arbeiten
Der Monteur öffnet den Auftrag auf dem Smartphone, sieht die Anlagendaten und die letzten Einsätze, füllt den Fragebogen als Protokoll aus, erfasst Zeiten und Material, hängt Fotos an. Alles am selben Vorgang, ohne Zettel im Servicewagen.
Einmal aufnehmen statt zweimal schreiben.
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Abrechnen und ablegen
Aus dem Einsatz entsteht die Rechnung, das Protokoll geht als Dokument an den Kunden, alles bleibt am Auftrag. Beim nächsten Termin öffnet der Monteur denselben Kunden und sieht, was beim letzten Mal war.
Die Historie baut sich auf, ohne dass jemand sie pflegt.
Das ModellGekauft statt gemietet — auch für den Wartungsbestand
Die Software kaufen Sie einmal. Den Betrieb Ihrer Installation mieten Sie — oder übernehmen ihn selbst. Die konkreten Konditionen halten wir in Ihrem Angebot fest, nicht auf dieser Seite.
Festpreis-Dauerlizenz statt Monatsmiete
Sie kaufen ein unbefristetes Nutzungsrecht an der gelieferten Software. Abgerechnet wird pro Betrieb, nicht pro Nutzer und nicht pro Arbeitsplatz — die Zugänge für Ihre Servicemonteure sind damit enthalten, auch wenn der Bestand wächst.
Eigene Installation je Betrieb
Eigene Datenbank, eigene Domain, eigene Konfiguration. Ihre Anlagendaten und Kundenadressen liegen in Ihrer Installation — auf Servern in Deutschland, auf Ihrem eigenen Server oder vollständig im eigenen Netz. Datenexport jederzeit.
Feinschliff nach dem Start
Im ersten Jahr sind alle Updates und Sicherheits-Updates inklusive, ebenso der Feinschliff im vereinbarten Umfang: Die Felder Ihres Wartungsprotokolls legen Sie ohnehin selbst fest; wenn der Wartungsablauf einen anderen Zuschnitt oder der Ausdruck eine andere Form braucht, schleifen wir das nach. Danach laufen Updates über die Wartung — und ohne Wartung läuft Ihre Version einfach weiter.
FAQHäufige Fragen zu Wartungsverträgen
Sie suchen die Gesamtübersicht für Ihren SHK-Betrieb?
Wartungsverträge sind ein Teil davon. Angebote, Kalkulation, GAEB, Baustellendokumentation, E-Rechnung, DATEV-Export und das Modell dahinter stehen auf der Übersichtsseite für Sanitär, Heizung und Klima.
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