Ohne ein Programm, das für das Malerhandwerk gemacht ist, entsteht ein Angebot selten an einem Ort. Gemessen wird auf der Baustelle, gerechnet abends in einer Tabelle, geschrieben in einer Vorlage, und die Fotos liegen auf dem Handy des Gesellen. Wo es dabei hakt, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden: Bei den einen sind es Zahlen auf dem Zettel, die sich nicht mehr eindeutig lesen lassen, bei den anderen vergessene Abzüge, bei wieder anderen Zuschläge in einer alten Tabelle, die niemand mehr nachvollziehen kann. Oder schlicht die Zeit — das Angebot geht zwei Tage später raus als geplant.
Und wer schon eine Malersoftware nutzt, kennt dieselben Stellen oft trotzdem: dort, wo das Programm doch wieder Zettel oder Tabelle braucht — oder für einzelne Aufgaben weitere Programme und Dienste daneben, zwischen denen die Daten von Hand wandern.
Eine Stelle kommt in all diesen Fällen vor: der Weg vom Aufmaß zum Angebot. Diesen Weg gehen wir hier Schritt für Schritt durch — was ein Kalkulationsprogramm für Maler dabei übernehmen kann, was nicht, und wie Sie an einem eigenen Auftrag prüfen, ob es zu Ihrem Betrieb passt: als erstes Programm oder als Ersatz für das bisherige.
Die eigentliche Fehlerquelle ist die Übertragung
Zählen Sie einmal, wie oft dieselbe Zahl im Malerbetrieb angefasst wird. Sie wird auf der Baustelle notiert. Abends in die Tabelle getippt. Aus der Tabelle ins Angebot übernommen. Bei der Auftragserteilung nochmal geprüft. Bei der Abschlagsrechnung neu zusammengesucht. Bei der Schlussrechnung mit dem Aufmaß verglichen.
Jedes Abtippen ist eine Gelegenheit für einen Fehler.
Dazu kommt die Zeit: Wer eine Wohnung streichen lassen will, holt meist mehrere Angebote ein und vergleicht sie. Entscheidend ist dabei nicht, als Erster zu schreiben, sondern rechtzeitig dabei zu sein: Wer sein Angebot erst nach einer Woche schickt, kommt oft gar nicht mehr in den Vergleich — bis dahin hat der Kunde seine Auswahl schon getroffen.
Aufmaß direkt vor Ort erfassen
Das Aufmaß ist der Anfang jedes Angebots — und eine der Stellen, an denen Übertragungsfehler entstehen. Ein gutes Programm sollte es deshalb direkt vor Ort erfassen lassen, auf Tablet oder Smartphone: je Raum und je Fläche, in den Einheiten des Gewerks. Abzüge sollten als eigene Zeile dastehen, damit später nachvollziehbar bleibt, warum aus der vollen Wandfläche weniger Quadratmeter geworden sind. Danach sollte das Aufmaß am Auftrag hängen und ohne Abtippen in die Kalkulation gehen.
Ein zweiter Punkt wird oft übersehen: Wer auf der Baustelle misst, braucht nicht das ganze Programm. Wenn Gesellen das Abrechnungsaufmaß oder ihre Zeiten erfassen, sollten sie dabei keine Preise, Kundendaten oder Einstellungen sehen. Ob das im Alltag klappt, zeigt sich schnell, wenn ein Mitarbeiter, der das Programm noch nicht kennt, einen Raum aufmisst: wie lange er braucht und was er dabei zu sehen bekommt. Und weil nicht jede Baustelle Empfang hat, sollte das Programm auch mit schlechtem Netz zurechtkommen: Im besten Fall arbeitet es offline weiter, mindestens aber geht nichts verloren, und Sie tragen nach, sobald wieder Empfang da ist.
krafteq Handwerk ist Standardsoftware, die wir gerade mit den ersten Betrieben einführen. Darin erfassen Sie Flächen je Raum in Quadratmetern, laufenden Metern und Stück, Abzüge als eigene Zeile. Die Oberfläche läuft im Browser, ohne Installation aus einem App-Store. Die Baustelle sieht eine schlanke Tagesansicht — Auftrag, Aufmaß, Zeiten, Belege —, die serverseitig zugeschnitten ist, nicht nur ausgeblendet. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite zur Aufmaß-Software für Maler.
Positionen und Einheiten des Malerhandwerks
Der Unterschied zwischen einem allgemeinen Rechnungsprogramm und einer Malersoftware zeigt sich nicht im Rechnungsformular, sondern in dem, was schon drin ist: die Begriffe und Einheiten des Malerhandwerks, Lohngruppen wie Meister, Geselle und Azubi, passende Druckvorlagen. Fehlt das, legen Sie zuerst Stammdaten an, bevor das erste Angebot rausgeht. Wichtig ist auch die Gliederung: Ein Angebot nach Geschoss, Wohnung oder Raum sollte bis in die Rechnung erhalten bleiben.
Zwei Schnittstellen ersparen das Abtippen von Preisen und Ausschreibungen und sollten deshalb dabei sein: Datanorm für Material- und Lieferantenpreise, GAEB für Leistungsverzeichnisse, etwa von Wohnungsbaugesellschaften oder Kommunen. GAEB brauchen Sie nur, wenn Sie an Ausschreibungen teilnehmen — dann aber in beide Richtungen: das Leistungsverzeichnis einlesen und das kalkulierte Ergebnis als GAEB-Datei zurückgeben.
Unsere Instanz kommt auf das Malerhandwerk vorkonfiguriert — mit Begriffen, Einheiten, Katalogkategorien, Lohngruppen und Druckvorlagen. Angebote gliedern Sie hierarchisch, Datanorm und GAEB sind dabei. Wer GAEB nicht braucht, schaltet den Bereich ab; dann verschwindet er aus dem Menü, statt als toter Menüpunkt herumzustehen.
Kalkulation mit nachvollziehbaren Zuschlägen
Aus dem Aufmaß wird ein Preis — und an dieser Stelle trennt sich ein Angebotsformular von einer Kalkulation. Sichtbar sein sollte nicht nur, was der Kunde zahlt, sondern auch, woraus sich der Preis zusammensetzt: Material, Lohn, Geräte, Fremdleistung, dazu Baustellengemeinkosten, allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis und Gewinn.
Das ist der Punkt, an dem die Tabellenkalkulation am längsten mithält und am gefährlichsten wird. Eine gewachsene Angebots-Tabelle rechnet meist richtig — nur weiß nach drei Jahren niemand mehr genau, welche Zelle welchen Zuschlag enthält, und die Datei ist inzwischen in vier Versionen unterwegs.
Ein Programm ersetzt die Tabelle nur dann, wenn es sich nicht wie eine größere Tabelle mit mehr Feldern anfühlt.
Wenn Sie nach zwei Wochen lieber wieder zu Stift und Zettel greifen würden, passt das Programm nicht zu Ihrem Betrieb. Daran sollten Sie jede Lösung messen, auch unsere.
In krafteq Handwerk legen Sie Mittellohn und Zuschlagssätze einmal im Kalkulationsprofil fest, getrennt für Lohn, Stoffe, Geräte und Sonstiges. Daraus errechnet das Programm an jeder Position einen Vorschlagspreis.
Wie das an einer einzelnen Position aussieht, zeigt ein Quadratmeter Innenanstrich, zweimal deckend mit Dispersionsfarbe. Der Stundensatz von 45,01 € ergibt sich aus dem Mittellohn von 24,80 € zuzüglich Lohnzusatz- und Lohnnebenkosten:
| Kostenart | Ansatz je m² | Einzelkosten | Zuschläge BGK + AGK + W+G |
|---|---|---|---|
| Lohn | 0,11 Std. × 45,01 € | 4,95 € | 8 + 11 + 4 = 23 % |
| Material | ca. 0,30 l Dispersionsfarbe | 0,92 € | 5 + 7 + 3 = 15 % |
| Geräte | Rollen, Pinsel und Leiter anteilig | 0,18 € | 15 % |
| Sonstiges | Entsorgung der Farbgebinde | 0,06 € | 15 % |
Lohn: 4,95 €
0,11 Std. × 45,01 €, Zuschläge 8 + 11 + 4 = 23 %
Material: 0,92 €
ca. 0,30 l Dispersionsfarbe, Zuschläge 5 + 7 + 3 = 15 %
Geräte: 0,18 €
Rollen, Pinsel und Leiter anteilig, Zuschläge 15 %
Sonstiges: 0,06 €
Entsorgung der Farbgebinde, Zuschläge 15 %
Zusammen sind das 6,11 € Einzelkosten je Quadratmeter, mit 1,31 € Zuschlägen ein Vorschlag von 7,42 €. Den Vorschlag übernehmen Sie oder setzen Ihren eigenen Preis. Die Differenz zum Vorschlag und der Deckungsbeitrag des Angebots bleiben dabei sichtbar.
Fotos am selben Auftrag
Fotos sind im Malerbetrieb mehr als Material für Website und Instagram. Sie begleiten den Auftrag vom ersten Termin an:
| Wann | Wofür das Foto |
|---|---|
| Bei der Besichtigung | Risse, Feuchteflecken, alte Tapeten, schwer erreichbare Stellen: Bei der Kalkulation im Büro sehen Sie, welche Vorarbeiten nötig sind, statt sich daran erinnern zu müssen |
| Vor Arbeitsbeginn | Der Zustand ist festgehalten, falls es später Streit über Vorschäden gibt |
| Wenn der Untergrund schlechter ist als gedacht | Beleg für den Nachtrag oder Ihre Bedenken, bevor Sie weiterarbeiten |
| Zur Abschlagsrechnung | Der Baufortschritt liegt neben der Rechnung |
| Bei einer Reklamation, auch Jahre später | Bilder und Farbton finden Sie über den Auftrag statt über den Kalender |
Bei der Besichtigung
Risse, Feuchteflecken, alte Tapeten, schwer erreichbare Stellen: Bei der Kalkulation im Büro sehen Sie, welche Vorarbeiten nötig sind, statt sich daran erinnern zu müssen.
Vor Arbeitsbeginn
Der Zustand ist festgehalten, falls es später Streit über Vorschäden gibt.
Wenn der Untergrund schlechter ist als gedacht
Beleg für den Nachtrag oder Ihre Bedenken, bevor Sie weiterarbeiten.
Zur Abschlagsrechnung
Der Baufortschritt liegt neben der Rechnung.
Bei einer Reklamation, auch Jahre später
Bilder und Farbton finden Sie über den Auftrag statt über den Kalender.
Der Alltag sieht trotzdem oft so aus: Die Vorher-Fotos liegen auf dem Handy des Gesellen, die Nachher-Fotos auf dem des Meisters, und in der Kundenakte liegt nichts. Fotos, Bautagebuch und Mängel gehören deshalb an denselben Auftrag wie Aufmaß und Rechnung — nur dann finden Sie jedes dieser Bilder wieder, wenn Sie es brauchen.
Bei uns hängen Fotos, Bautagebuch und Mängel direkt am Auftrag. Was bei der Abnahme aufgenommen werden soll, legen Sie über Fragebögen mit eigenen Feldern fest; Hersteller, Farbton, Nummer und Verbrauch halten Sie als Position oder im Fragebogen fest. Ein eigenes Farbtonarchiv als Modul gibt es nicht, und wir versprechen es auch nicht.
Was ein Programm nicht können muss
Je länger die Funktionsliste, desto größer die Versuchung, nach ihr zu entscheiden. Für den Malerbetrieb zählt aber der Weg vom Aufmaß zur Rechnung — nicht, ob das Programm auch Lager, Lohn und Buchhaltung mitbringt. Dafür gibt es oft schon eine Lösung: Gebucht wird beim Steuerberater, bestellt beim Großhändler. Hilfreich ist es, aus der Funktionsliste alles zu streichen, was Sie heute schon anders gelöst haben und so behalten wollen. Was übrig bleibt, ist Ihr Maßstab für den Vergleich.
Wichtig ist nicht, dass das Programm alles selbst kann, sondern dass es sauber übergibt — etwa über einen DATEV-Export.
Das sollte das Programm können
- Aufmaß vor Ort erfassen, Abzüge als eigene Zeile
- Kalkulieren mit nachvollziehbaren Zuschlägen
- Angebot und Rechnung aus denselben Positionen
- Fotos und Mängel am Auftrag
- Sauber an den Steuerberater übergeben, etwa per DATEV-Export
Das darf bleiben, wo es ist
- Buchhaltung — beim Steuerberater
- Einkauf und Bestellungen — beim Großhändler
- Lohnabrechnung — dort, wo sie heute läuft
krafteq Handwerk konzentriert sich auf genau diesen Weg: vom Aufmaß über Kalkulation und Angebot bis zur Rechnung. An Ihren Steuerberater übergibt es Belege, Buchungsvorschläge und den DATEV-Export samt Belegpaket; Ihre Auftraggeber bekommen Angebote und Rechnungen per E-Mail. Buchhaltung, Lager und Lohnabrechnung bleiben dort, wo sie heute schon laufen.
So prüfen Sie es an Ihrem eigenen Betrieb
Der Prüfstein im Handwerk heißt nicht Funktionsliste, sondern alltagstauglich. Vier Schritte, mit denen Sie das in einer Woche herausfinden, egal für welchen Anbieter Sie sich am Ende entscheiden:
- Nehmen Sie einen abgeschlossenen Auftrag. Keine Beispieldaten — ein Treppenhaus, eine Fassade, eine Wohnungsrenovierung mit den üblichen Sonderfällen. Aufmaß und damaliges Angebot haben Sie ja noch.
- Tragen Sie ihn ins System ein — Aufmaß mit allen Abzügen, Positionen, Fotos. Wo Sie dabei doch zum Zettel oder zur Tabelle greifen wollen, notieren Sie die Stelle.
- Kalkulieren Sie ihn und vergleichen Sie den Preis mit Ihrem damaligen Angebot. Weicht er ab, ist die Frage nicht, wer recht hat, sondern welche Annahme in Ihrer Tabelle steckt.
- Erzeugen Sie die Dokumente — Angebot und, wenn Ihr Auftrag so lief, Abschlags- und Schlussrechnung — und prüfen Sie, ob sie so aussehen und so funktionieren, wie Sie es brauchen. Wie das im Detail aussieht, zeigt die Seite zum Rechnungsprogramm für Maler; die Fristen der E-Rechnungs-Pflicht stehen auf der Themenseite für Handwerker.
Bei krafteq Handwerk machen Sie das in einer eigenen kostenlosen Testsoftware mit Ihren eigenen Daten, eingerichtet auf das Malerhandwerk — in der Regel innerhalb von drei Werktagen, ohne Pflichttermin vorab. Wer lieber zuerst mit uns spricht, vereinbart ein Erstgespräch.
Fazit
Der Weg vom Aufmaß zum Angebot ist im Malerbetrieb selten ein Rechenproblem und fast immer ein Übertragungsproblem: dieselben Zahlen, mehrfach angefasst, an mehreren Orten gespeichert. Ein gutes Kalkulationsprogramm für Maler hängt Aufmaß, Positionen, Fotos und Kalkulation an einen Vorgang. Die Arbeit nimmt es Ihnen nicht ab — das Abtippen schon.
Wenn Sie es an Ihrem eigenen Aufmaß sehen wollen, testen Sie kostenlos — mit Ihrem eigenen Auftrag statt Beispieldaten. Passt es zu Ihrem Betrieb, bekommen Sie danach ein individuelles, schriftliches Angebot: eine Dauerlizenz zum Festpreis statt Abo, berechnet pro Betrieb und nicht pro Zugang. Das Modell dahinter steht unter Kaufen statt mieten. Eingerichtet wird Ihr Betrieb gemeinsam mit uns. Was krafteq Handwerk für Maler- und Lackiererbetriebe sonst abdeckt, steht auf der Seite zur Malersoftware.