Wer zum ersten Mal Software entwickeln lässt, steht meist vor derselben Frage:
Wie beschreibt man etwas, das es noch nicht gibt?
Dazu kommt oft eine zweite:
Was, wenn sich Fehler erst zeigen, wenn die Software fertig ist — und jede Korrektur dann teuer wird?
Beide Fragen sind berechtigt, und beide lassen sich beantworten, wenn man weiß, wie ein solches Projekt abläuft. Diesen Ablauf gehen wir hier gemeinsam durch: vom ersten Gespräch bis zur Zeit nach dem Start, mit Zeitrahmen, der Logik hinter dem Preis und den Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.
Wann sich individuelle Software lohnt — und wann nicht
Bevor es um den Ablauf geht, gehört die ehrlichste Frage an den Anfang. Individuelle Softwareentwicklung heißt: Ein System wird eigens für Ihr Unternehmen gebaut. Das ist aufwendiger und teurer als eine Standardsoftware, die viele Betriebe gemeinsam nutzen — und für die meisten Abläufe ist Standardsoftware die richtige Wahl.
Individuell zu bauen lohnt sich dort, wo Standardsoftware nicht mehr trägt. Drei Anlässe begegnen uns besonders oft:
Viele Programme, die nichts voneinander wissen
Ein Kunde wird im Angebotsprogramm angelegt, in der Projektplanung noch einmal und in der Buchhaltung ein drittes Mal. Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgetragen werden — und irgendwo wird sie vergessen.
Eine Anwendung, die in die Jahre gekommen ist — technisch wie optisch
Sie läuft noch, kann aber vieles nicht, was heute selbstverständlich ist, etwa die Arbeit vom Handy aus. Die Oberfläche wirkt wie aus einer anderen Zeit, und neue Mitarbeitende brauchen lange, um sich darin zurechtzufinden. Updates gibt es keine mehr, und wenn die eine Person, die sich damit auskennt, im Urlaub ist, hofft man, dass nichts ausfällt.
Ein Ablauf, für den es keine passende Standardsoftware gibt
Etwa eine eigene Art zu kalkulieren, eine besondere Prüfung vor der Auslieferung oder ein Auftragsweg, den es so nur bei Ihnen gibt. Oft unterscheidet gerade dieser Ablauf Ihr Unternehmen von anderen — und mit einer Standardsoftware müssten Sie ihn an das Programm anpassen statt umgekehrt.
Nicht immer neu bauen
Zwischen "fertig kaufen" und "neu bauen" liegt oft ein dritter Weg: eine bestehende Software als Grundlage nehmen und nur das ergänzen, was Ihren Betrieb ausmacht. Das ist günstiger als ein Neubau und schneller im Einsatz. Ob er für Sie trägt, lässt sich meist schon im ersten Gespräch einschätzen.
Warum das schneller und günstiger ist
Der Gedanke dahinter ist einfach: Viele Unternehmen arbeiten im Kern ähnlich. Anfragen kommen herein, daraus werden Angebote, Aufträge und Einsätze, Zeiten werden erfasst, am Ende stehen Rechnungen, die an die Buchhaltung gehen. Dieses Grundgerüst muss nicht jedes Mal neu programmiert werden. Wird es übernommen, fließt die Arbeit in das, was wirklich nur bei Ihnen so läuft. Das verkürzt die Zeit bis zum Start und senkt den Preis.
Was Sie mitbringen — und was nicht nötig ist
Wer eine Software in Auftrag geben will, hat meist schon eine Vorstellung davon, was sie leisten soll und wie das Team damit arbeiten wird. Offen ist eher, wie aus dieser Vorstellung ein fertiges Programm wird — und was dabei von Ihnen gebraucht wird. Deshalb vorab:
Das bringen Sie mit
- Wissen, wie Ihr Unternehmen arbeitet — das haben nur Sie
- Eine feste Ansprechperson, die im Projekt entscheiden darf — etwa, was zuerst gebaut wird
- Die Menschen, die täglich mit dem Ablauf arbeiten — für einige Gespräche und die Vorführungen
- Etwas Zeit: am meisten am Anfang, danach alle zwei Wochen für eine Vorführung
- Echte Beispiele: Ihre Tabellen, Formulare, E-Mails, Ausdrucke
Das ist nicht nötig
- Technisches Vorwissen
- Ein Lastenheft oder eine fertige Anforderungsliste
- Ein bis ins Detail fertiges Bild der Software — Ihre Vorstellung reicht als Ausgangspunkt
- Wissen über Programmiersprachen, Server oder Datenbanken
- Ein eigenes IT-Team
Ein Lastenheft ist übrigens die klassische, oft seitenlange Liste aller Anforderungen, die traditionell der Auftraggeber schreibt; der Anbieter macht daraus sein Pflichtenheft. Diese Arbeit erledigen wir gemeinsam mit Ihnen, statt ein fertiges Lastenheft von Ihnen zu erwarten — dazu gleich mehr.
Warum die Menschen aus dem Alltag so wichtig sind: Die Geschäftsführung weiß, wohin das Unternehmen will. Wie eine Rechnung wirklich entsteht oder was passiert, wenn ein Auftrag kurzfristig verschoben wird, wissen die Kolleginnen und Kollegen, die das jeden Tag machen. Wenn sie früh dabei sind, passt die Software später zum echten Ablauf — nicht zu seiner Beschreibung.
Ehrlich gesagt: Null Aufwand ist es nicht. Eine Individualentwicklung braucht Ihre Mitarbeit, denn nur Sie können sagen, ob ein Ablauf stimmt. Aber Sie müssen das Vorhaben nicht selbst führen — das ist unsere Aufgabe.
So läuft ein Projekt ab: fünf Schritte
Ein Softwareprojekt folgt bei uns fünf Schritten. Die Fachbegriffe, die Ihnen unterwegs begegnen, erklären wir gleich mit.
- Erstgespräch30–60 Minuten
- Analysephase1–2 Wochen
- Umsetzungca. 4–8 Wochen
- Test und Startnach Absprache
- Feinschliffnach dem Start
1. Das Erstgespräch: Sie erzählen, wir hören zu
Sie schildern Ihre Lage: Womit arbeiten Sie heute, wo klemmt es, was soll besser werden? Es geht noch nicht um Technik, sondern um Ihren Alltag. Eine fertige Idee brauchen Sie dafür nicht — ein Problem, das Sie lösen wollen, reicht. Am Ende steht eine Einschätzung, welcher Weg zu Ihnen passt.
So machen wir das: Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 bis 60 Minuten. Passt eine Standardsoftware besser zu Ihnen, sagen wir das.
2. Die Analysephase: Wir schreiben auf, was gebaut wird
Bevor jemand programmiert, wird aufgeschrieben, was gebaut wird. Dieses Dokument heißt Scope (in Angeboten auch Leistungsbeschreibung) — die schriftliche Beschreibung des Vorhabens: welche Abläufe die Software abbildet, welche Daten sie verwaltet, an welche bestehenden Programme sie angebunden wird. Der Scope ist die Grundlage für einen verlässlichen Preis. Ein Vorhaben, das niemand beschrieben hat, lässt sich nicht seriös zum Festpreis anbieten.
In dieser Phase schauen wir uns Ihre Abläufe so an, wie sie wirklich laufen: in Gesprächen mit den Menschen, die damit arbeiten, anhand Ihrer Tabellen und Formulare und der Programme, die Sie heute nutzen. Oft zeigt sich dabei, dass nicht alles gleichzeitig nötig ist. Dann legen wir gemeinsam fest, was die Software zuerst können muss und was später dazukommt.
Am meisten Zeit kostet ein Projekt übrigens selten das Programmieren. Es sind Fragen, die niemand rechtzeitig geklärt hat. Genau deshalb steht die Analyse vor der Umsetzung.
So machen wir das: Die Analysephase dauert ein bis zwei Wochen, je nach Umfang, und hat einen festen Preis. Den Scope schreiben wir — und er gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nicht mit uns weitermachen.
3. Die Umsetzung: Alle zwei Wochen echte Software
Jetzt wird gebaut — aber nicht monatelang im Verborgenen. Die Arbeit ist in kurze Abschnitte geteilt, sogenannte Zyklen (in der Fachsprache Sprints). Am Ende jedes Zyklus steht eine Demo (auch Sprint-Review genannt): Wir stellen Ihnen den aktuellen Stand der Software vor, und Sie prüfen, ob er Ihren Erwartungen entspricht. Ihre Rückmeldung fließt direkt in die Planung des nächsten Zyklus ein.
Mehrere Zyklen zusammen ergeben einen Meilenstein: einen vorher vereinbarten Stand, zum Beispiel „Aufträge anlegen und Rechnungen schreiben funktioniert“. Meilensteine machen den Fortschritt messbar — für Sie und für uns.
Gerade in den ersten Demos zeigt sich manchmal, dass etwas anders verstanden wurde, als es gemeint war. Das ist kein Versäumnis auf Ihrer Seite: Den Scope haben wir geschrieben. Deshalb sind die Demos so früh angesetzt — ein Missverständnis nach zwei Wochen lässt sich mit wenig Aufwand korrigieren.
So machen wir das: Die Umsetzung beginnt innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsunterzeichnung. Wir bauen im eigenen Haus, in Zyklen von zwei Wochen, und rechnen je Meilenstein ab. Die erste Demo sehen Sie also nach zwei Wochen; die Kernfunktionen stehen in der Regel nach 4 bis 8 Wochen, bei vielen Anbindungen nach 10 bis 12. Haben wir etwas anders verstanden, als Sie es gemeint haben, sprechen wir das offen an und korrigieren es im Rahmen des vereinbarten Festpreises, statt uns auf den Wortlaut des Scope zurückzuziehen. Beginnt das Projekt auf unserer Standardsoftware krafteq Handwerk, geht es schneller.
4. Test und Start: Umgestellt wird, wenn es im Alltag trägt
Der Start, oft Go-Live genannt, ist der Tag, an dem Ihr Team mit der neuen Software arbeitet. Davor steht ein Test mit echten Daten aus Ihrem Alltag, nicht mit ausgedachten Beispielen: Ihre Mitarbeitenden spielen typische Fälle durch, auch die unbequemen. Erst wenn diese Fälle sauber laufen, wird umgestellt — zu einem Zeitpunkt, den wir gemeinsam so wählen, dass der laufende Betrieb möglichst wenig gestört wird.
Zum Start gehört außerdem mehr als ein Knopfdruck: Die Daten aus Ihren bisherigen Programmen werden übernommen, die Software wird mit den externen Systemen verbunden, die Sie weiter nutzen, und Ihre Mitarbeitenden werden geschult.
So machen wir das: Datenübernahme, Anbindung an Ihre bestehenden Programme und Schulung gehören bei uns zum Start dazu.
5. Nach dem Start: der Feinschliff
Demos und Test stellen sicher, dass die Software wie vereinbart funktioniert. Wie Ihr Team im vollen Alltag damit arbeitet, zeigt sich aber erst nach einigen Wochen: Vielleicht soll ein Feld doch anders heißen, ein Arbeitsschritt geht in der Praxis in anderer Reihenfolge schneller, oder eine Vorlage soll noch genauer zu Ihren Dokumenten passen. Das sind keine Fehler, sondern Anpassungen an Ihren Alltag — und genau dafür ist diese Phase da.
Dabei gibt es eine klare Grenze: Feinschliff heißt, Bestehendes anzupassen. Eine ganz neue Funktion ist ein neues Vorhaben — dafür bekommen Sie ein eigenes Angebot, bevor jemand daran arbeitet.
So machen wir das: Für uns ist ein Projekt mit dem Start nicht erledigt. Den Feinschliff nehmen wir genauso ernst wie die Entwicklung selbst, denn Kleinigkeiten sind für uns keine Kleinigkeiten: Gerade sie machen im Alltag den Unterschied — und entscheiden mit, ob Ihr Team gern mit der Software arbeitet. Was in den ersten Monaten nach dem Start nicht passt, schleifen wir nach. Der Feinschliff ist inklusive. Wie lange er läuft und was er umfasst, halten wir vorher schriftlich in Ihrem Angebot fest — so wissen Sie schon vor Vertragsabschluss, womit Sie rechnen können.
Alle Leistungen, Konditionen und Ergebnisse aus unseren Projekten finden Sie auf der Seite Individualsoftware für den Mittelstand.
Wovon hängt der Preis ab?
Eine seriöse Zahl gibt es erst, wenn klar ist, was gebaut wird. Den größten Einfluss haben vier Dinge:
- AbläufeWie viele Abläufe die Software abbilden soll und wie verzweigt sie sind.wenigeviele
- AnbindungenAn welche Programme die Software angebunden wird, etwa Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Webshop.keineviele Systeme
- DatenübernahmeWie viele Daten aus wie vielen alten Systemen mitkommen.wenigviel
- Rollen und RechteWer was sehen und bearbeiten darf.eine Rolleviele Rollen
Beginnt das Projekt auf einer bestehenden Software, ist ein Teil davon bereits vorhanden — bei krafteq Handwerk etwa der Weg von der Anfrage bis zur Rechnung. Der Preis richtet sich dann vor allem nach dem, was wirklich neu gebaut wird.
Deshalb hat die Analysephase einen eigenen, vorab festen Preis — und die Umsetzung danach ebenfalls: ein Festpreis, also ein Betrag, der vor Beginn feststeht und nicht nach geleisteten Stunden wächst. Abgerechnet wird je Meilenstein. Sie zahlen für einen Stand, den Sie gesehen haben.
Worauf Sie achten sollten — und wie wir es machen
Ob Sie mit uns arbeiten oder mit jemand anderem: Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen, bevor Sie unterschreiben.
| Worauf achten | Bei krafteq |
|---|---|
| Wer schreibt die Anforderungen? | Wir, in der Analysephase |
| Was bleibt Ihnen, wenn Sie nach der Analyse aufhören? | Der schriftliche Scope und das Angebot — beides gehört Ihnen |
| Wissen Sie vorher, was es kostet? | Ja: Festpreis-Angebot nach der Analyse, Abrechnung je Meilenstein |
| Sehen Sie regelmäßig echte Software? | Demo nach jedem zweiwöchigen Zyklus |
| Was passiert, wenn nach dem Start etwas nicht passt? | Feinschliff inklusive, Umfang steht im Angebot |
| Was passiert bei neuen Wünschen? | Eigenes Angebot vorher, nicht Rechnung danach |
| Wann gibt es eine erste Version? | Kernfunktionen in der Regel nach 4 bis 8 Wochen |
| Können Sie am Anfang aussteigen, wenn es nicht passt? | Ja: Innerhalb der ersten 14 Tage nach Start können Sie das Engagement ohne Angabe von Gründen beenden; bis dahin geleistete Arbeit stellen wir nicht in Rechnung. Die genauen Bedingungen stehen in Ihrem Angebot |
| Bekommen Sie den Quellcode? | Das hängt davon ab, wo die Software läuft: Betreiben Sie sie selbst oder über Ihren IT-Dienstleister, bekommen Sie den Quellcode mit. Betreiben wir sie in der krafteq Cloud auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU, bleibt er bei uns — in den Selbstbetrieb wechseln können Sie jederzeit. |
| Mit wem sprechen Sie? | Mit einem festen, deutschsprachigen Ansprechpartner |
Fazit
Individuelle Software entsteht nicht aus einem perfekten Dokument am Anfang, sondern aus einem Ablauf, der Missverständnisse früh sichtbar macht: Analyse, kurze Zyklen mit Demo, Test mit echten Daten und Feinschliff nach dem Start. Wer diesen Ablauf kennt, kann jedes Angebot besser einordnen — ob von uns oder von jemand anderem. Ein fertiges Lastenheft müssen Sie bei uns nicht mitbringen: Die Anforderungen erarbeiten wir gemeinsam, und den Scope schreiben wir. Sie bringen das Wissen über Ihr Unternehmen mit, wir die Technik.
Ob sich eine Individualentwicklung für Sie lohnt, klären Sie am schnellsten in einem Erstgespräch — 30 bis 60 Minuten, kostenlos und unverbindlich, mit einer ehrlichen Einschätzung, auch wenn eine Standardsoftware besser passt. Wie ein Projekt danach aussieht, steht unter Business-Software entwickeln lassen.